Armazenamento de e-mails legalmente seguro do GoBS obrigatório

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Armazenamento de e-mail legalmente seguro de acordo com o GoBD

No 1. Janeiro 2017, os "Princípios para o gerenciamento e retenção adequados de livros, registros e registros em formato eletrônico e para acesso a dados" (GoBD) finalmente entrarão em vigor. Isso também inclui os regulamentos para o armazenamento legalmente compatível de e-mails e anexos de e-mail, para os quais não há mais exceções a partir da data fixada. O GoBD substitui todas as outras disposições do Ministério Federal das Finanças (BMF), que eram anteriormente para o armazenamento de registros comerciais. Esses são detalhadamente os "Princípios para acesso a dados e verificabilidade de documentos digitais" (GDPdU), bem como os "Princípios de sistemas contábeis auxiliados por computador" (GoBS).

Com o lançamento do GoBD no 14. Em novembro do 2014, o BMF considerou principalmente o fato de que o intercâmbio eletrônico de dados, a contabilidade sem papel e a documentação armazenada digitalmente de todas as transações comerciais relevantes são comuns no ambiente de negócios atual para empresas de todos os tamanhos e seu escopo continuará a crescer no futuro. Os e-mails são um caso especial nesse contexto, e há algumas coisas a serem consideradas para cumprir os requisitos do GoBD.

Princípios de armazenamento e arquivamento de email

Você não precisa arquivar uma saudação pura de Natal ou aniversário para um ou mais parceiros de negócios. No entanto, assim que um e-mail assume a função de uma carta comercial ou um recibo, ele deve ser armazenado da mesma maneira que outros documentos, de acordo com os períodos de retenção habituais. O mesmo se aplica a todos os anexos com relevância fiscal, como faturas, ofertas etc. Se o texto do e-mail servir apenas como carta de apresentação, com a qual uma fatura, uma oferta ou uma nota de entrega é enviada, ela pode ser excluída. Isso pode ser comparado a um envelope de carta que é jogado no cesto de papéis após a remoção do conteúdo. Nesse caso, apenas o anexo é arquivado, mas no qual todas as informações obrigatórias para uma avaliação de imposto (de vendas) devem ser registradas.

Disponibilidade constante e avaliação da máquina necessárias

Todos os e-mails sujeitos à obrigação de arquivamento devem, assim como todos os outros documentos e documentos gerados eletronicamente, incluindo anexos, estar disponíveis para revisão em todos os momentos, totalmente protegidos contra a manipulação de terceiros. Você também deve garantir que os emails arquivados possam ser avaliados por máquina. De acordo com os regulamentos do GoBD, não basta apenas imprimir os documentos e mantê-los em cópia impressa. Se você usar um método de criptografia para arquivar seus e-mails, também será obrigado a fornecer acesso não criptografado para qualquer auditoria fiscal. Isso garante que os documentos possam ser verificados por pesquisa de texto completo e avaliados por máquina.

Prazos para armazenamento de email

O período de retenção é de seis a dez anos, dependendo da relevância tributária e do tipo de email. O período sempre começa com a expiração do ano civil em que o email foi criado. Isso significa que você tem uma carta do 2. Janeiro, quase sete ou onze anos precisam ser arquivados, porque o período começa no próximo 1. Janeiro. Para todas as empresas e traders, esses regulamentos representam um esforço não subestimado do GoBD, porque todas as faturas, cartas comerciais, ofertas, notas de entrega etc. devem ser mantidas de acordo com o GoBD e disponibilizadas sob demanda a qualquer momento. Para isso, recursos suficientes devem ser disponibilizados.

O manuseio de e-mails particulares

Algumas empresas permitem que seus funcionários usem o próprio servidor de email ou provedor de email particular da empresa. Nesse contexto, surge a questão de como lidar com mensagens privadas relacionadas ao armazenamento. Os funcionários podem concordar com um parágrafo correspondente no contrato de trabalho ou no acordo interno de que seus emails sejam arquivados. No entanto, pode haver problemas de privacidade aqui, porque a privacidade de remetentes e destinatários externos também é afetada. Portanto, é recomendável garantir uma separação estrita de emails comerciais e particulares ou proibir a correspondência privada em seus servidores em geral.

Solução de software ou trabalho manual?

Um freelancer ou uma empresa muito pequena ainda pode ser capaz de lidar com as tarefas de armazenamento de email "manualmente". No entanto, a partir de um certo tamanho de custos e esforços comerciais, não estão mais em uma relação razoável com o benefício. Nesse caso, basicamente apenas uma solução de software boa e segura que atenda aos critérios de segurança jurídica e permita a avaliação da máquina e uma pesquisa de texto completo. Esse software deve executar pelo menos as cinco tarefas a seguir. Todos os e-mails recebidos e enviados devem ser totalmente gravados e salvos. Isso é útil antes do encaminhamento para os destinatários. Além disso, o arquivamento deve ser fiel ao original e sem perda de informações. Terceiro, deve-se garantir proteção segura contra manipulação. O acesso de usuários básicos que não têm privilégios de administrador deve ser impedido durante o período de retenção para evitar exclusões prematuras. E, por último, mas não menos importante, um software de arquivamento deve fornecer acesso contínuo e completo no caso de uma auditoria fiscal.

Se você resolver e resolver todos os problemas corretamente, não terá problemas com a administração fiscal no que diz respeito ao armazenamento de e-mails.

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